Die Zeitplanung einer Trauerfeier-Präsentation: von der Vorbereitung bis zur Anlieferung
Eine Trauerfeier-Präsentation wird erst dann zum Thema, wenn ein Familienmitglied, ein Freund oder ein nahestehender Mensch verstorben ist. In so einem Moment ist die Zeit knapp: Meist liegt nicht mehr als eine Woche zwischen dem Tod und der Trauerfeier. Aber wie passen die Vorbereitung und die Anlieferung einer solchen Präsentation in diese kurze Zeitspanne?
1. Die Anlieferung
Der Ort, an dem die Trauerfeier stattfindet, bestimmt den spätesten Moment, zu dem die Präsentation angeliefert sein muss. Die meisten Trauerorte und Krematorien verlangen, dass alles vollständig 24 Stunden vor Beginn der Feier vorliegt.
Diese 24 Stunden brauchen sie, um die Präsentation einmal komplett auf der eigenen Technik abzuspielen. Sie prüfen dann, ob alles nach Ablaufplan läuft, und haben noch Zeit, etwas zu korrigieren, falls etwas nicht stimmt.
In der Praxis kommt es auch regelmäßig vor, dass die Präsentation 48 Stunden (oder sogar 72 Stunden) vor Beginn der Feier angeliefert werden muss. Vor allem, wenn ein Wochenende dazwischenliegt (eine Trauerfeier am Montag) und der Samstag oder Sonntag nicht zu den Öffnungszeiten gehört.
Fragen Sie das deshalb immer vorab beim Bestatter oder beim jeweiligen Trauerort nach.
2. Die Vorbereitungen
Das Sammeln der Fotos, die Auswahl der Musik und das Festlegen des endgültigen Ablaufs gehören zu den Vorbereitungen der Trauerfeier-Präsentation. Wir empfehlen, damit so früh wie möglich nach dem Todesfall zu beginnen.
In der Praxis sehen wir, dass mindestens 36 Stunden nötig sind, um die Präsentation so zu gestalten, wie Sie es sich wünschen.
Ein Beispiel: Die Trauerfeier ist an einem Donnerstag, und der Trauerort möchte die Präsentation 24 Stunden vorher haben, also am Mittwoch. Wir empfehlen dann, die Vorbereitungen am Montagabend abzuschließen.
3. Die Lage ist klar
Es ist also ratsam, mindestens drei Tage vor der Trauerfeier mit der Präsentation zu beginnen. So bleibt etwas Ruhe und Raum für das Erstellen der Datei, aber auch für das Prüfen und eventuelle Ändern. Oft sind, wenn alles einmal steht, doch noch Verbesserungen oder Änderungen gewünscht.
Die Reihenfolge der Fotos soll anders sein, oder ein Familienmitglied bringt ein besonderes Foto für einen Redner mit. Plötzlich tauchen zusätzliche Fotos auf, und andere dürfen ersetzt werden. Vielleicht fällt die Wahl doch auf andere Musik. So arbeiten Sie innerhalb dieser 48 Stunden gemeinsam auf eine endgültige Version für einen würdigen Abschied hin.
Gelingt es nicht, alle Vorbereitungen rechtzeitig abzuschließen? Nutzen Sie unser Tool für die Trauerfeier-Präsentation. Das spart enorm viel Zeit, weil das Timing der Musik automatisch berechnet wird und jede Folie in der PowerPoint von selbst die richtigen Einstellungen erhält. Außerdem erhalten Sie ein vollständiges Anleitungsdokument dazu, über das sich der Trauerort freuen wird. Und Sie liefern alles ganz einfach über einen teilbaren Link an, ohne Umwege über WeTransfer, Dropbox oder Google Drive.
Häufige Fragen
Wann muss ich die Trauerfeier-Präsentation beim Trauerort anliefern?
Die meisten Trauerorte und Krematorien möchten die Präsentation vollständig 24 Stunden vor Beginn der Feier erhalten. Manche Orte verlangen 48 oder sogar 72 Stunden, zum Beispiel wenn ein Wochenende dazwischenliegt. Fragen Sie die genaue Frist deshalb immer vorab beim Bestatter oder beim Trauerort nach.
Warum möchte der Trauerort die Präsentation so früh haben?
Der Trauerort spielt die Präsentation einmal vollständig auf der eigenen Technik ab. So wird geprüft, ob alles nach Ablaufplan läuft: Startet die Musik im richtigen Moment, laufen die Folien sauber durch, funktioniert das Video? Stimmt etwas nicht, bleibt noch Zeit, das gemeinsam mit Ihnen zu lösen.
Wie viel Zeit kostet das Erstellen einer Trauerfeier-Präsentation?
Rechnen Sie mit mindestens 36 Stunden für das Sammeln der Fotos, die Auswahl der Musik und den Aufbau der Präsentation. Beginnen Sie deshalb mindestens drei Tage vor der Trauerfeier. So bleibt Raum für die Kontrolle der Datei und für die Änderungen, die fast immer noch kommen, etwa eine andere Fotoreihenfolge oder ein zusätzliches Rednerfoto.
Was ist, wenn die Zeit zu knapp wird?
Sprechen Sie dann direkt mit dem Bestatter und dem Trauerort: Manchmal ist mehr möglich als die Standardfrist. Außerdem spart ein Online-Tool wie unseres enorm viel Zeit. Das Timing der Musik wird automatisch berechnet, jede Folie erhält von selbst die richtigen Einstellungen, und Sie liefern alles über einen teilbaren Link an, inklusive Anleitungsdokument für den Trauerort.